Organización requerida
En 1965, Elliott Jaques, un psicoanalista canadiense poco conocido en ese momento, publicó un artículo en el no menos conocido International Journal of Psychoanalysis. Jaques había investigado las biografías de célebres artistas como Mozart, Rafael, Dante y Gauguin, y notó que muchos de ellos habían fallecido alrededor de los treinta y siete años. A partir de esta observación, propuso una teoría innovadora:
“En el curso del desarrollo del individuo hay fases críticas que tienen un carácter de puntos de cambio, o períodos de rápida transición. Y la menos conocida, pero la más crucial de estas fases, llega en torno a los treinta y cinco años, lo que denominaré crisis de la mediana edad”.
La expresión ‘crisis de la mediana edad’ saltó a las portadas de las revistas, lanzó decenas de películas de Hollywood y sigue formando parte del lenguaje popular. Pero ¿Quién era Elliott Jaques? Graduado en Psicología por la Universidad de Toronto y en Medicina por la Johns Hopkins Medical School, obtuvo un doctorado en Relaciones Sociales de la Universidad de Harvard. Jaques fue un sicoanalista, investigador social y teórico organizacional, autor de más de 20 libros que, durante más de 20 años, trabajó en la arquitectura empresarial de Glacier Metal Company en Inglaterra. Jaques realizaba práctica clínica por las mañanas y asesoría empresarial por la tarde. Una de sus contribuciones más destacadas a la teoría organizacional fue el concepto de ‘tiempo de vida laboral’, que se refiere a la capacidad de una persona para planificar y trabajar hacia metas a largo plazo. Este concepto fue parte de su teoría más amplia sobre la ´capacidad de trabajo´ y la estructura de las organizaciones.
Jaques encontró que una gran cantidad de empresas, no tenían a las personas adecuadas en sus diferentes puestos de trabajo, por lo que las empresas y personas experimentaban permanentes conflictos y malos resultados. Una empresa es un grupo humano con un propósito productivo común, definidos por una visión, valores y cultura. Una organización es una estructura y medios para alcanzar fines, que está definida por reglas, roles y responsabilidades. La organización se alinea con la estructura, la empresa con la historia. La empresa y la organización no son lo mismo. El enfoque de Jaques consistía en diseñar puestos de trabajo coherentes con las capacidades naturales y la progresión del desarrollo de las personas. Jaques afirmaba que la efectividad de un individuo en un puesto específico dentro de una empresa estaba vinculada directamente con su habilidad para manejarse dentro de los horizontes de tiempo y niveles de complejidad requeridos por ese rol. La teoría de ‘La Organización Requerida’ de Jaques, propone que la capacidad potencial de las personas tiene que ver con una cualidad innata: la cantidad de complejidad que podemos manejar cuando tomamos una decisión. En el libro ‘Human Capability´ escrito con Kathryn Cason, profundizó en este tema e identificó que:
“Existe una jerarquía de cuatro y solo cuatro formas que usan las personas para procesar información cuando se comprometen en el trabajo”.
En sus investigaciones Jaques identificó que cada persona tiene un modo preferido en cuanto a su habilidad para interpretar, modelar y manejar la información a fin de operar efectivamente en la complejidad que su entorno laboral demanda. Jaques identificó los siguientes cuatro patrones:
- Declarativo: Este patrón de razonamiento se caracteriza por la presentación de argumentos independientes y no interrelacionados. Cada argumento se expone de forma aislada y encapsula una conclusión definitiva, sin establecer conexiones explícitas con otros puntos presentados. Este estilo es útil cuando se necesitan explicaciones claras y directas, aunque carece de la profundidad que proporciona la integración de ideas.
- Acumulativo: Este tipo de razonamiento se expresa mediante una agrupación de declaraciones que se integran para desarrollar un argumento. Cada punto por sí solo puede no ser suficiente para sostener el argumento, pero en conjunto, la acumulación de evidencias o razonamientos fortalece la posición. Este método es especialmente efectivo en situaciones que requieren una explicación detallada y una construcción gradual del enfoque.
• Serial: Este tipo de procesamiento involucra el encadenamiento de ideas, donde cada concepto conduce al siguiente, en una progresión lógica y condicional. Se asemeja al proceso de razonamiento deductivo, como en los silogismos, donde la validez de una idea depende de la anterior. Es ideal para desarrollar argumentos complejos y profundamente interconectados que culminan en una conclusión derivada lógicamente.
• Paralelo: Este patrón se distingue por la exploración simultánea de múltiples líneas de pensamiento relacionadas con un mismo tema, pero que inicialmente parecen independientes. A medida que el razonamiento avanza, estas líneas paralelas pueden converger y vincularse, ofreciendo una perspectiva más holística y diversa. Este enfoque es útil para abordar problemas complejos desde varios ángulos y sintetizar conclusiones a partir de diferentes escenarios.
Según Jaques, estos cuatro modos de procesamiento mental son los que se manifiestan cuando debemos gestionar información y tomar decisiones en los entornos laborales. Jaques identificó además cuatro ordenes de complejidad de la información en las organizaciones:
• Concreto: En este nivel, el pensamiento se relaciona directamente con objetos y situaciones tangibles. Las ideas y palabras se utilizan para describir y referirse a elementos físicos presentes o recientemente observados, y que se asume continúan en el mismo lugar. Es un procesamiento directo y tangible, adecuado para tareas que requieren interacción inmediata con el entorno físico.
• Simbólico: Las palabras e ideas adquieren un papel de símbolos y no necesariamente deben estar ligadas a objetos físicos específicos. Este nivel permite una manipulación más flexible de la información, donde los símbolos pueden representar una variedad de objetos o conceptos, facilitando así la abstracción y el razonamiento a niveles más generales.
• Conceptual/abstracto: En este nivel, las ideas y palabras se refieren a otras ideas y palabras, más que a objetos concretos. Las abstracciones permiten conectar conceptos diversificados, aunque todavía existe un vínculo con elementos tangibles, aunque no inmediatos. Este nivel es fundamental para la formulación de teorías y el desarrollo de estrategias a largo plazo.
• Universal: En este nivel las ideas y palabras se utilizan para concebir nuevos tipos de sociedad, sistemas morales y éticos, y para crear nuevas culturas y valores. Este orden involucra la reformulación de conceptos existentes y la generación de nuevos paradigmas, abarcando invenciones y contribuciones en campos artísticos, científicos y filosóficos. Es el dominio de los creadores y pensadores que buscan transformar sistemas.
En su libro ‘The Great Social Power of the CEO’ Jaques aconsejaba probar cada diseño organizacional según el criterio: ¿Aumenta la confianza mutua o aumenta la sospecha? Al finalizar el libro escribe:
“Las estructuras organizacionales que fomentan la confianza mutua son buenas para la eficiencia, buenas para las personas y buenas para la nación. Son aquellas que inducen y fomentan la sospecha y desconfianza mutuas las que no son más que una maldición social y económica”.
Las organizaciones, son configuraciones establecidas para sostener y gestionar las respuestas dentro de una empresa. Incluyen valores, políticas, procedimientos, roles, relaciones y recursos que forman la infraestructura necesaria para mantener la coherencia y orden en los propósitos del sistema. Nigel Green y Carl Bate, en su libro Lost In Translation presentan el marco VPEC-T, que fue inicialmente desarrollado como una guía de análisis para estudiar los puntos conflictivos en sistemas de información. Sin embargo, se ha utilizado con éxito para identificar y analizar las complejas cuestiones sociotécnicas relacionadas con arquitecturas empresariales. Considera cinco perspectivas clave para crear una visión equilibrada y completa de una organización.
- Valores: Este aspecto del marco VPEC-T es fundamental para alinear los deseos y necesidades tanto de la organización como de los individuos involucrados. Más allá de las métricas tradicionales de desempeño financiero como ganancias, participación de mercado y flujo de efectivo, el enfoque de VPEC-T amplía la definición de valores para incluir aspectos como el cumplimiento de normas éticas y responsabilidades ambientales. Además, considera los valores personales de todos los stakeholders, asegurando que las preocupaciones y expectativas de cada participante estén considerados en la visión organizacional. Los valores, en este contexto, actúan como un vínculo entre los objetivos empresariales y las creencias personales, cubriendo un espectro que va desde lo financiero hasta lo social, y desde lo tangible hasta lo intangible.
- Políticas: Este elemento del marco VPEC-T engloba las normas, procedimientos, estándares y directrices que definen el funcionamiento de una organización. Las políticas pueden incluir mandatos internos, requisitos legales, contratos comerciales y otras restricciones que delinean las acciones permitidas y sus métodos de ejecución. Estas pueden ser explícitas, como los reglamentos formales, o implícitas, como las normas no escritas que se esperan seguir. Una tarea del análisis VPEC-T es identificar y evaluar estas políticas implícitas para integrarlas conscientemente en la estrategia empresarial. En esencia, las políticas y procedimientos establecen un marco que vincula la estrategia con la coordinación y planificación.
- Eventos: En el contexto del marco VPEC-T, los eventos son acontecimientos que impactan directamente las operaciones del negocio. Estos incluyen cualquier cambio o acción en el mundo real que inicie procesos, tareas o actividades dentro de la organización. Ejemplos típicos de eventos son la recepción de una orden de compra, una llamada telefónica o un correo electrónico que requiere una acción específica, la firma de un cliente al recibir un servicio, o la autorización de una transacción, ya sea verbal o escrita. Los eventos sirven como nexos que unen la planificación con la ejecución diaria, asegurando que las actividades individuales estén alineadas con los objetivos organizacionales más amplios.
- Contenido: Este componente del marco VPEC-T representa el núcleo informativo que sustenta todas las operaciones del sistema. Incluye todos los elementos significativos generados a través de los procesos empresariales, como documentos, conversaciones, mensajes y otros medios de comunicación. Estos elementos no solo informan, sino que también fundamentan las decisiones estratégicas y operativas en la organización. El contenido actúa como un puente entre la teoría y la práctica, al facilitar la aplicación de planes y la ejecución de acciones basadas en información previamente acumulada. Dentro de VPEC-T, el contenido incluye cualquier forma de información empresarial que contribuya a una toma de decisiones informada y eficaz.
- Confianza: Esta dimensión del marco VPEC-T se refiere a la credibilidad que se desarrolla cuando individuos con intereses diversos demuestran consistencia y fiabilidad en sus acciones, alineadas con un objetivo común. En una organización donde prevalece la confianza, se facilita la simplificación de procedimientos y la eliminación de controles redundantes. La confianza, dentro del contexto de VPEC-T, aborda la dinámica entre todas las partes involucradas, evaluando cómo la percepción de confiabilidad puede influir en las interacciones y en la asunción de riesgos dentro del sistema.
Richard Veryard, en su artículo ‘Systems Thinking for Demanding Change’, critica las metodologías de sistemas que se basan en suposiciones simplistas y políticas uniformes, argumentando que no son adecuadas para abordar la complejidad empresarial actual. En este contexto, destaca el marco VPEC-T no solo como una herramienta para comprender los sistemas complejos de actividades humanas, sino también como un medio eficaz para comunicar y narrar historias.
- Diversidad de perspectivas: Veryard enfatiza que una única perspectiva sobre un sistema complejo es inherentemente poco confiable e incompleta. Argumenta que se requiere de múltiples lentes y voces para obtener una cobertura más amplia de los problemas y así aumentar la confianza en los análisis realizados.
- Colaboración intercultural: Subraya la importancia de la pluralidad, indicando que es esencial trabajar de manera colaborativa con individuos que no solo poseen perspectivas diferentes, sino también sistemas de valores distintos. Esto demanda el desarrollo de un lenguaje común que facilite la colaboración efectiva.
- Transparencia y confianza: Resalta la naturaleza reflexiva de la confianza, que exige transparencia en los modelos y suposiciones subyacentes a cualquier sistema. Veryard advierte que el marco VPEC-T no debe convertirse en una herramienta exclusiva de un grupo cerrado de diseñadores de sistemas, ya que esto comprometería los principios fundamentales de confianza.
Los logros de una empresa son el resultado de un proceso continuo que implica aprendizaje, adaptación y compromiso colectivo.Crear un entorno fértil, mantenerlo saludable y vigilar aquellas cosas que faltan o lo debilitan, es una labor constante e incansable de los líderes. Uno de los principales desafíos para las empresas es fomentar la sinergia, cooperación y coordinación entre personas y equipos de diversas experiencias, funciones y perspectivas. En cualquier organización, las relaciones son fundamentales y abarcan desde las prácticas operativas y la cultura, hasta la estrategia y las decisiones de inversión. Para Elliott Jaques, una organización efectiva debe estar en armonía con el contexto en el que opera, su estructura y las personas que la integran. En sus propias palabras:
“Nunca perder de vista el potencial humano que puede liberar la organización requerida, que es un soporte de los procesos inconscientes constitutivos de los individuos”.
