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Gestión documental de Open Text

La información de control en toda la organización mundial para enfrentar los desafíos competitivos y la cosecha de conocimiento colaborativo
Alrededor del 90% de todo el contenido empresarial es del tipo “No estructurado”. Esto implica un costo mayor de gestión del contenido total. La continuidad operacional y el cumplimiento de regulaciones están
en riesgo debido a los problemas de gestión del contenido no estructurado. Alrededor del 90% de toda la información empresarial es del tipo “no estructurado”, lo que conlleva a un mayor costo de gestión del contenido.

Beneficios
• Mejora la productividad del trabajador del conocimiento.
• Alivia las cargas administrativas.
• Ofrece vistas múltiples para audiencias múltiples.
• Disminución de costo total de propiedad.
• Mayor eficiencia en los procesos.
• Cumplimiento de regulaciones.
Para tener éxito, las organizaciones de hoy deben de ser capaces de reducir al mínimo el tiempo que se demora en acceder a la información de la empresa, con el fin de optimizar los procesos críticos del negocio.
Sin embargo, las organizaciones no disponen de los medios para acceder a la información de manera eficaz. De acuerdo con Gartner, Inc., los empleados gastan entre 30 y 40% de su tiempo a crear, buscar, recuperar y a organizar los documentos. Este proceso impacta en la toma de decisiones y dificulta la agilidad organizacional.

Características

Las funcionalidades siguientes son algunas de las capacidades clave de EDOCS DM:
• Email Management: EDOCS permite organizar y clasificar el correo electrónico en el depósito de documentos, respetando las normas corporativas, la privacidad, y otros requisitos.
• La administración de registros: EDOCS DM ofrece una solución completa de gestión de registros para abordar  temas jurídicos y regulatorios sobre los registros, mitigar el riesgo empresarial y evitar los costos asociados debido a manejos inadecuados de los documentos. 
• Colaboración: EDOCS es seguro, proporciona un espacio de trabajo colaborativo que permite a los equipos trabajar más conectados, de forma más eficaz y productiva.
• Document Imaging: EDOCS DM traspasa documentos en papel a formato digital, de esta forma reduce el costo de presentación, almacenamiento y recuperación de documentos en papel.
• Gestión de procesos empresariales: EDOCS aumenta significativamente la productividad mediante la automatización de procesos complejos, reducir al mínimo los costos de creación de documentos, revisión, mantenimiento y de las tareas administrativas de la gestión de procesos de negocio.
• Publicación en la Web: EDOCS permite aprovechar rápidamente el contenido de su archivo central de documentos para su uso en intranets, extranets y sitios Web.
• Ingeniería de gestión de documentos: La integración perfecta con AutoCAD permite el trabajo con los documentos de ingeniería de forma más eficaz. Además incorpora los documentos a los archivos de la empresa facilitando su mejor organización y recuperación.

Permite la gestión de documentos en proyectos de ingeniería y construcción, gestionando su ciclo de vida desde el inicio. Además facilita el almacenamiento, búsqueda y distribución de documentos a las personas involucradas. Leer más.

Hace más eficiente la gestión de proyectos por medio de la optimización y/o automatización de la función de programación y control. El módulo incluye gestión de presupuestos, gestión de costos y gestión de avances. Leer más.

Este módulo de Project Portal Suite se encarga de la gestión dotacional en proyectos, de la definición de roles, de perfiles profesionales, del tiempo en que se requieren trabajando y sus responsabilidades. Además almacena una base de profesionales para asignarlos cuando sea necesario. Leer más.